Kenelle uutiskirje kohdistetaan ja kuinka usein?

Ymmärrän, että haluat lähettää uutiskirjeenne mahdollisimman monelle ja tulla kuulluksi. Laatu kuitenkin korvaa määrän. Järkevä viestinnän ammattilainen luo viestinsä vastaanottajan tarpeiden mukaan. Epärelevantti viestintä koetaan ahdistavaksi ja tutkimusten mukaan on todennäköisin syy uutiskirjeen perumiselle (Litmus, 2018). Haluatko kasvattaa peruutuksien määrää ja pilata pitkällä tähtäimellä potentiaalisen asiakasrekisterisi kokoa? Tuskin! Kunnioita siis asiakkaita ja näiden tarpeita.

Se, että sinulla olisi lain puitteissa lupa lähettää viestejä, ei tee siitä automaattisesti kannattavaa. Päinvastoin, ”hakuammunnalla” saatat leikkiä tulella, jonka sammuttaminen voi tulla kalliiksi. Tällä tarkoitan muun muassa peruuttaneiden määrää, roskapostivalitusten määrää ja roskapostilistautumista, ei-toivottua imagon heikkenemistä ja ennen kaikkea asiakaskunnan menettämistä.

Tarkoitukseni ei ole pelotella, vaan yksinkertaistaa asiaa ja auttaa sinua lähettäjänä kohdistamaan toimesi oikein, jolloin uutiskirjeesi voi pienillä peliliikkeillä olla se viikon tai kuukauden odotetuin sähköposti. Puran alle asioita, joita suosittelen kunnostamaan pitääksesi vastaanottajasi kunnioituksen elossa:

Älä lähetä kaikkea kaikille

Tämä on usein vaikein, mutta tärkein aspekti uutiskirjeviestinnässä. Jos kohderyhmäsi on segmentoitavissa, kuten aivan varmasti on, paloittele se intressien, alojen, liikevaihdon, lokaation ja minkä tahansa tekijän mukaan mitä vain ikinä keksitkin.

Mitä pienempiä segmenttejä rekisteristäsi saat aikaiseksi, sen paremmin tiedät kenelle puhua ja miten. Yrityksesi imago voi vastaanottajan mielessä olla loistava, mutta väärin kohdennetun viestinnän avulla se on pilattavissa.

Käytä avuksesi olemassa olevien tietojen lisäksi tilastoja, joilla voit esimerkiksi:

• Selvittää aktiiviset vastaanottajat
• Selvittää passiiviset vastaanottajat
• Selvittää vastaanottajien intressit aihealueistanne

Jo pelkästään näiden tietojen avulla saat kohderyhmät, joille suunnitella omanlaisensa viestintä pitämällä viestinnän aktiivisuuden ja asiakkaan kunnioituksen yllä.

Älä johda harhaan

Tämä on yksinkertainen, mutta hieman ajatusta vaativa aspekti. Harhaanjohtaminen voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia oleellisimpia uutiskirjeissä käytettyjä ”virheitä”:

• Uutiskirjeen aihe ei kerro viestin sisällöstä
• Lähettäjän nimi ei ole tunnistettavissa

Oletko saanut sähköpostia, jonka lähettäjän nimi ei kerro sinulle mitään ja viestin aihekin lupaa jotain, mitä et viestin luettuasi saanutkaan tai halua saada? Vastaavanlaiset tulkitset herkästi roskapostittamiseksi. Saatat peruuttaa kirjeen, merkitä roskapostiksi tai pahimmillaan lopettaa asiakkuuden. Älä siis itse sorru lähettäjänä vastaavaan tai pilaat tehokkuutesi. Korjaa tilanne seuraavasti:

• Kerro muutamalla sanalla ytimekkäästi mistä uutiskirjeessäsi kerrotaan!
• Laita lähettäjän nimeksi se, jonka vastaanottaja tunnistaa. Yleensä se on yrityksen nimi ja poikkeustilanteissa se voi olla henkilön oma nimi. Jälkimmäinen toimii tehokkaasti, kun vastaanottaja tuntee lähettäjän nimeltä.

Ole avoin äläkä piilottele uutiskirjeen perumismahdollisuutta

Olen saanut uutiskirjeitä, joissa kerrotaan perumisen onnistuvan koska tahansa ja yksinkertaisesti linkkiä napsauttamalla. Olenko peruuttanut kyseisiä kirjeitä? Mahdollisesti, mutta epätodennäköisesti. Tarkista seuraavasta uutiskirjeestäsi ainakin seuraavat:

1. Puhuttele kunnioittavasti vastaanottajaa koskevalla sisällöllä
2. Anna kohderyhmällesi mahdollisuus tilata ja perua uutiskirjeenne
3. Käytä lähetysnimeä, jonka vastaanottaja tunnistaa
4. Käytä selkeää ja suoraviivaista aihetta (= kirjeen ns. otsikko)
5. Pidä kehotustoimet ja linkit selkeinä
6. Älä keplottele tai pyri kiertämään asiallisia käytäntöjä

Kysy meiltä, jos haluat kuulla lisää!