Uutiskirjeet ovat yrityksille ja organisaatioille tehokas tapa pitää yhteyttä asiakkaisiin, tiedottaa ajankohtaisista asioista sekä kasvattaa myyntiä. Monesti uutiskirjeiden suunnittelussa unohdetaan saavutettavuuden merkitys. Suomessa saavutettavuuden varmistaminen digitaalisissa palveluissa, kuten uutiskirjeissä on julkisen sektorin toimijoille myös lakisääteistä. Saavutettavuuden huomioiminen uutiskirjeissä ei ainoastaan lisää vastaanottajien määrää, vaan auttaa myös rakentamaan positiivista mielikuvaa vastuullisesta toimijasta.
Miksi saavutettavuus on tärkeää uutiskirjeissä?
Saavutettavuus tarkoittaa digitaalisen sisällön helppokäyttöisyyttä kaikille ihmisille, myös niille, joilla on erityistarpeita, kuten näkövamma, motoriset haasteet tai lukivaikeudet. Saavutettavan sisällön avulla varmistetaan, että uutiskirjeesi tavoittaa laajimman mahdollisen yleisön, mikä kasvattaa uutiskirjeiden tehokkuutta.
Lisäksi saavutettavuuteen panostaminen parantaa uutiskirjeesi hakukonenäkyvyyttä. Hakukoneet arvostavat hyvin jäsenneltyä, selkeää ja saavutettavaa sisältöä, mikä puolestaan parantaa näkyvyyttä hakutuloksissa.
Käytännön vinkkejä saavutettavan uutiskirjeen luomiseen:
1. Selkeä rakenne ja looginen jäsentely
Hyvä saavutettavuus uutiskirjeissä lähtee selkeästä rakenteesta. Tämä tarkoittaa sitä, että uutiskirjeen sisältö tulisi jäsentää loogisesti ja helposti hahmotettaviin osioihin. Käytä otsikoita ja alaotsikoita (H1, H2, H3 jne.) johdonmukaisesti, jotta lukija ja apuvälineet kuten ruudunlukijat voivat nopeasti ymmärtää sisällön hierarkian ja siirtyä haluamaansa kohtaan vaivattomasti. Emailerissa kyseiset otsikointitasot generoituvat automaattisesti, joten Emailerin käyttäjän ei tarvitse niistä itse murehtia. Yhtenäinen otsikointi auttaa myös lukemaan uutiskirjeen kokonaiskuvan nopeasti läpi, mikä on tärkeää etenkin mobiililaitteilla. Lisäksi tekstin jakaminen lyhyisiin kappaleisiin ja selkeiden listojen käyttö parantaa luettavuutta, kun lukijan ei tarvitse pureutua pitkäveteisiin tekstimassoihin. Tällainen rakenne tekee uutiskirjeestä miellyttävämmän ja vähentää lukijan kuormitusta, mikä lisää todennäköisyyttä, että viesti todella menee perille.
2. Kuvien ja visuaalisten elementtien saavutettavuus
Kuvat ja visuaaliset elementit ovat tehokas tapa tehdä uutiskirjeestä kiinnostava ja viestinnällisesti rikas. Saavutettavuuden näkökulmasta on kuitenkin erittäin tärkeää huolehtia, että kaikilla vastaanottajilla on mahdollisuus saada kuvan sisältämä informaatio. Tämä onnistuu lisäämällä kuville vaihtoehtoinen teksti eli alt-teksti, joka kuvaa kuvan merkityksen tai sisällön lyhyesti ja ytimekkäästi. Jos kuvan tarkoitus on pelkkä koriste, kannattaa alt-tekstin olla tyhjä, jotta ruudunlukija ohittaa kuvan eikä lukija kuule tarpeettomia tietoja. Lisäksi kuvien latautuminen nopeasti ja niiden sopiva koko parantavat käyttökokemusta. Saavutettavissa uutiskirjeissä myös esimerkiksi kaavioiden ja infograafien vaihtoehtoisten kuvausten tai selitteiden tarjoaminen on suositeltavaa, jotta kaikki tiedot välittyvät kattavasti kaikille vastaanottajille.
3. Värien ja kontrastien huomiointi
Tekstin ja taustan värikontrasti on yksi tärkeimmistä saavutettavuuteen vaikuttavista tekijöistä. Huono kontrasti vaikeuttaa lukemista erityisesti niille, joilla on näkörajoitteita kuten heikentynyt näkökyky tai värisokeus. Riittävän suuri kontrasti tekstin ja taustan välillä parantaa tekstin selkeyttä ja auttaa lukijaa keskittymään sisältöön ilman ylimääräistä rasitusta. Värien valinnassa kannattaa käyttää WCAG-standardin (Web Content Accessibility Guidelines) mukaisia kontrastivaatimuksia, joita voi testata erilaisilla verkossa olevilla työkaluilla. Lisäksi on hyvä välttää pelkästään värin käyttöä tiedon välittämiseen, kuten korostamiseen tai virheilmoituksiin, sillä värisokea lukija saattaa jäädä ilman tarvittavaa informaatiota. Käytä kontrastien lisäksi tekstuureja, alleviivauksia ja muita visuaalisia keinoja viestin selkeyttämiseen. Värit ja kontrastit kannattaa suunnitella yrityksen graafiseen ohjeistoon saavutettavuus huomioiden valmiiksi, jolloin myös organisaation kaikki digitaaliset viestintäkanavat, kuten uutiskirje, tulee huomioitua tämän myötä saavutettavuus silmällä pitäen.
4. Linkkien selkeä merkitseminen
Linkit ovat uutiskirjeen tärkeä navigointikeino, ja niiden tulee olla selkeitä, kuvaavia ja helposti tunnistettavia. Vältä yleisiä, epämääräisiä ilmaisuja kuten ”klikkaa tästä” tai ”lisää tietoa”, koska ne eivät kerro vastaanottajalle linkin kohteen sisältöä tai tarkoitusta. Hyvä käytäntö on käyttää linkkitekstejä, jotka kertovat selkeästi, mitä lukija saa klikkaamalla, esimerkiksi ”Tutustu saavutettavuusohjeisiimme” tai ”Lue lisää mobiilikäytettävyydestä”. Tämä auttaa erityisesti ruudunlukijan käyttäjiä, jotka kuuntelevat linkit listana, hahmottamaan linkkien merkityksen ilman kontekstia. Lisäksi linkkien tulisi erottua selvästi muusta tekstistä esimerkiksi alleviivauksella tai värillä, jotta käyttäjä tunnistaa ne helposti, myös jos hän käyttää värisokeutta apunaan.
5. Helposti ymmärrettävä kieli
Uutiskirjeen kieli vaikuttaa merkittävästi sen saavutettavuuteen. Selkeä, yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä kieli palvelee kaikkia lukijoita, mutta erityisesti niitä, joilla on lukivaikeuksia, kognitiivisia haasteita tai jotka lukevat uutiskirjettä toisella kielellä. Vältä monimutkaisia lauserakenteita, pitkiä virkkeitä ja vaikeita erikoistermejä. Pyri käyttämään lyhyitä ja ytimekkäitä lauseita, arkikielisiä ilmaisuja ja konkreettisia esimerkkejä. Jäsennä sisältö niin, että tärkeimmät asiat tulevat esiin heti, ja tarjoa tarvittaessa lisäselityksiä helposti saatavilla. Myös tekstin rytmitys, kuten väliotsikot ja listat, auttaa lukijaa hahmottamaan sisällön paremmin.
6. Testaa saavutettavuutta ennen lähettämistä
Ennen kuin lähetät uutiskirjeesi vastaanottajille, on tärkeää varmistaa, että se on todella saavutettava. Tämä onnistuu testaamalla uutiskirjettä erilaisilla apuvälineillä, kuten ruudunlukijoilla (esim. NVDA, VoiceOver) ja saavutettavuustarkastusohjelmilla. Testaus paljastaa mahdolliset puutteet sisällön rakenteessa, linkeissä, kuvissa tai värikontrasteissa. Lisäksi on hyvä testata uutiskirjeen toimivuutta eri laitteilla ja sähköpostiohjelmilla, jotta varmistut siitä, että kaikki käyttäjät saavat yhtenäisen ja helpon käyttökokemuksen. Säännöllinen testaus ja palaute auttavat kehittämään uutiskirjeen saavutettavuutta jatkuvasti, mikä puolestaan lisää lukijoiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista. Emaileri toteuttaa asiakkaidensa kirjepohjat elementteineen siten, että niiden koodit ovat saavutettavia. Varmista kuitenkin, että yrityksenne graafinen ohjeisto on luotu visuaalisuutensa puolesta saavutettavaksi, etenkin jos edustat julkista sektoria. Jos graafinen ohjeistonne on luotu kauan ennen saavutettavuuteen liittyvää lakivelvoitetta, on nyt korkea aika tarkistaa organisaationne graafinen ohjeisto ja sen myötä oleva digitaalinen materiaalinne saavutettavaan muotoon.
Mitä hyötyä saavutettavuuden parantamisesta on?
Kun uutiskirjeesi on saavutettava, siitä hyötyvät kaikki käyttäjät – eivät vain erityistarpeiset henkilöt. Selkeä ja helposti ymmärrettävä sisältö parantaa käyttäjäkokemusta, lisää uutiskirjeiden avaus- ja klikkausprosenttia sekä tukee yleistä mainettasi vastuullisena toimijana.
Lisäksi saavutettava sisältö parantaa myös uutiskirjeiden luettavuutta mobiililaitteilla, mikä on tärkeää, sillä yhä useammat ihmiset lukevat sähköpostinsa ensisijaisesti mobiilissa.
Saavutettavuus ja Emaileri
Emailerin uutiskirjepohjat tuotetaan asiakkaalle aina käyttövalmiina ja asiakkaan brändin mukaisena tarkoittaen, että uutiskirjeet ovat ulkoasultaan asiakkaan brändin mukaisia ja kirjepohjan koodi on luotu saavutettavaksi eri ruudunlukuohjelmia ajatellen. Emailerin käyttäjän ei siis tarvitse itse murehtia lainkaan uutiskirjeen koodin osalta saavutettavuusasioita.
Yhteenveto
Saavutettavuus uutiskirjeissä on yksinkertainen tapa tehdä sisällöstäsi laadukkaampaa, tehokkaampaa ja käyttäjäystävällisempää. Kun huomioit saavutettavuuden suunnittelussa ja sisällöntuotannossa, rakennat samalla parempaa ja vastuullisempaa suhdetta lukijoihisi sekä parannat uutiskirjeesi näkyvyyttä hakukoneissa. Uutiskirjepalvelua valitessasi muista varmistaa, että palvelu tarjoaa saavutettavat uutiskirjepohjat.
Lopuksi pari sanaa meistä
Emaileri on luotettava kotimainen sähköisen markkinoinnin ja uutisviestinnän palvelu. Emailerin tärkeimpiä ominaisuuksia ovat helppokäyttöisyys, laatu ja loistava asiakaspalvelu. Ammattitaitoiset asiantuntijamme auttavat nopeasti ongelmassa kuin ongelmassa. Tarvittaessa opastamme etätuen avulla tai järjestämme etäkoulutusta tai paikallista koulutusta. Valitsemalla Emailerin tuet suomalaista työtä ja varmistat korkean laadun sekä luotettavuuden.
Artikkelin kirjoittaja on Emaileri Oy:n asiantuntija Toni-Markus Korhonen.